Forfaitaire dagvergoedingen buitenland : artikel De Saedeleer, boekhouders - fiscalisten

Forfaitaire dagvergoedingen buitenland

In een Circulaire nr.Ci.RH.241/534.514( AOIF 17/2006) van 11 Mei 2006 heeft de fiscus een aantal richtlijnen gegeven:
 
 
Volgens deze circulaire worden de forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen in het buitenland toegekend door de werkgever als kosten eigen aan de werkgever beschouwd en dus niet belastbaar als ze niet meer dan 37,18 € per dag bedragen. Ze kunnen dus worden toegekend zonder bewijsstukken.
Indien de dagelijkse forfaitaire vergoedingen méér dan 37,18 € bedragen worden ze toch nog als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever aangenomen indien ze gerechtvaardigd worden door de omstandigheden, eigen aan het land waar de opdracht wordt uitgevoerd.
De fiscus aanvaardt dat de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen die de ambtenaren van FOD Buitenlandse Zaken ontvangen wanneer ze op dienstreis naar het buitenland worden gestuurd, overeenkomstig ernstige normen zijn bepaald (de zogenaamde”landenlijst”).De forfaitaire vergoedingen, toegekend door de werkgever, maken een terugbetaling uit van kosten eigen aan de werkgever waarvan het bedrag niet moet gerechtvaardigd worden wanneer ze niet hoger is dan de bedragen opgenomen in de “landenlijst”.
De fiscus aanvaardt dus bovenvermelde “dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen“ zonder verantwoordingsstukken met dien verstande dat het forfaitaire bedrag van 37,18 € nog steeds mag worden toegepast.
Voor de vaststelling van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen wordt een onderscheid gemaakt tussen de hoofdstad, andere belangrijke steden en de rest van het land.
Wanneer een dienstreis wordt verricht in een land waar verschillende dagvergoedingen van toepassing zijn of in verschillende landen zal de dagvergoeding van de plaats van overnachting het tarief voor de volgende dag bepalen.
 

Aard van de verblijfsvergoeding


De dagvergoedingen worden geacht de uitgaven te dekken tijdens een buitenlandse dienstreis die gemaakt worden voor maaltijd en kleine uitgaven.
Onder kleine uitgaven wordt onder meer verstaan het plaatselijk vervoer in het land van bestemming zoals tram,bus,metro,taxi-,drank,versnaperingen,lokale telefoongesprekken en fooien.Hotel en andere reiskosten zijn hier niet inbegrepen.
Wanneer de overnachtingskosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste worden genomen en deze tevens bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten, moeten forfaitaire dagvergoedingen die als niet belastbare eigen kosten van de werkgever of vennootschap in aanmerking kunnen worden genomen worden verminderd :
· met 15 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het ontbijt;
· met 35 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het middagmaal;
· met 45 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het avondmaal;
· met 5 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor de kleine uitgaven.

 

Bedoelde werknemers
 

De richtlijnen in de circulaire zijn van toepassing voor de belastingplichtingen die bezoldigingen verkrijgen van werknemers en bedrijfsleiders.
De dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen kunnen niet als norm dienen voor zelfstandigen die de echtheid en het bedrag inzake gemaakte kosten bij buitenlandse dienstreizen dienen te verantwoorden door bewijsstukken volgens de belastingadministratie.

 

 

Er wordt in herinnering gebracht dat het toepassingsgebied beperkt is tot werknemers en bedrijfsleiders die hun beroepswerkzaamheden in vergelijkbare omstandigheden uitoefenen als de ambtenaren van de "carrière Hoofdbestuur" van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Het moet bijgevolg gaan om werknemers en bedrijfsleiders die hoofdzakelijk een sedentaire beroepswerkzaamheid uitoefenen en in het kader daarvan éénmalig, occasioneel of zelfs regelmatig dienstreizen naar het buitenland maken. Vallen bijgevolg volgens de fiscus niet onder het toepassingsgebied van de voornoemde circulaire, de belastingplichtigen (werknemers/bedrijfsleiders) voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van hun normale, dagelijkse beroepsactiviteit. In die omstandigheden worden de verplaatsingen van en naar het buitenland niet als een dienstreis aangemerkt in de zin van de circulaire van 11.5.2006 (cfr. nr. 6 van de circulaire nr. Ci.RH.241/598.417 van 15.4.2011 en nr. 5 van de circulaire nr. Ci.RH.241/611.812 van 28.6.2011).
 

 

 

Dienstreis
Onder dienstreis in het buitenland wordt verstaan een opdracht van korte duur in het buitenland in effectieve dienst of opdracht van de werkgever of vennootschap waarin men werknemer of bedrijfsleider is.
Onder korte duur moet worden verstaan een dienstreis van maximum 30 kalenderdagen.
Wanneer de periode van 30 dagen wordt overschreden komen enkel de kosten die verantwoord zijn op grond van bewijsstukken in aanmerking als kost eigen aan de werkgever.
 
Dagvergoedingen

Het bedrag van de verblijfsvergoeding in de landenlijst zijn forfaitaire “dagvergoedingen”.
Het volledige bedrag mag in aanmerking genomen worden voor elke volle dag afwezigheid, dit is een dag tussen 2 overnachtingen op dienstreis.
Voor de dagen van vertrek en terugkeer mag slechts de helft van de forfaitaire vergoeding als kost eigen aan de werkgever in aanmerking worden genomen.
Het volledige bedrag mag ook toegekend worden voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal met een afwezigheid van minstens 10 uren.
Of dit het geval is moet gekeken worden naar de afwezigheid van de werknemer of bedrijfsleider van zijn vaste plaats van tewerkstelling (standplaats) tot het uur van terugkeer aldaar.
Indien de afwezigheid minder dan 10 uren bedraagt komt enkel de terugbetaling op basis van kosten die worden verantwoord door het overleggen van bewijsstukken in aanmerking voor de kosten eigen aan de werkgever.
Men mag aannemen dat het bedrag van de toegekende dagvergoeding niet belastbaar is wanneer het bedrag niet hoger is dan de gelijkaardige vergoedingen die de Staat aan zijn personeelsleden toekent (zogenaamde dienstreizen in België).
 

Toepassing van de landenlijst

De forfaitaire vergoedingen die worden toegekend voor dienstreizen in het buitenland kunnen als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden aangemerkt voor zover zij niet meer bedragen dan de "dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen" vastgesteld per land voor ambtenaren die behoren tot de "carrière Hoofdbestuur" van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Hier vind je de lijst.

 

 



Gepubliceerd / laatst bijgewerkt op 2013-03-11

Fiscale planning Vennootschapsbelasting Optimaal verlonen

De Saedeleer

Service en advies sinds 2003.



Meer informatie over dit artikel?
Meer informatie over fiscale planning?

Contacteer ons